Idira Identity

ניתוח מאת Mobexer

כשאני משתמש באפליקציה שמרכזת כניסה לשירותים של מקום העבודה, החיבור לרשת הוא חלק מהחוויה ולא פרט טכני קטן. Idira Identity מיועדת לניהול זהויות ואישורים, ולהקל על גישה לאפליקציות בעזרת כניסה יחידה ואימות רב־שלבי. הרעיון שימושי במיוחד למי שנע בין כמה שירותים ארגוניים במהלך היום: במקום להתייחס לכל כניסה כאל משימה נפרדת, אפשר לעבוד דרך סביבת זהות אחת שמנוהלת בידי הארגון. חשוב להבין את אופי המוצר לפני שמתקינים אותו. זו אפליקציה עסקית של Palo Alto Networks Ltd, ולא מנהל סיסמאות אישי או כלי כללי לשיפור אבטחת הטלפון. הערך שלה תלוי בכך שהארגון משתמש במערכת המתאימה ומגדיר אותה עבור המשתמשים. אם אתם מחפשים אפליקציה שתתחבר מעצמה לחשבונות פרטיים מכל סוג, זו כנראה לא הבחירה הנכונה.

הכניסה מתחילה בחיבור יציב

בתרחיש הרגיל, העובד פותח שירות שהוא צריך, מזדהה בהתאם להגדרות הארגון וממשיך בלי להקליד שוב ושוב פרטי כניסה לכל אפליקציה. כניסה יחידה יכולה להפוך את המעבר בין כלים ארגוניים לנוח יותר, ואימות רב־שלבי מוסיף שלב שנועד לחזק את ההזדהות. אלה שני צרכים שונים: הראשון מצמצם חיכוך, והשני מוסיף בדיקת זהות. השילוב ביניהם הוא הסיבה שאפליקציה כזאת עשויה להיות שימושית גם למשתמש וגם לצוות ה־IT.

החיבור לרשת חשוב בעיקר ברגע שבו צריך לאמת זהות או להגיע לשירות ארגוני. ביום שגרתי, ייתכן שלא תחשבו עליו כלל: אתם פותחים אפליקציה, מאשרים את הכניסה אם נדרש, וממשיכים לעבוד. אבל כשאתם עוברים בין רשת סלולרית ל־Wi-Fi, נמצאים באזור קליטה חלש או מתחברים מרשת אורחים, תהליך הכניסה עלול להרגיש פחות חלק. לכן כדאי לבדוק את האפליקציה ואת הגישה לשירותים בתנאי העבודה הרגילים שלכם, ולא להסתפק בניסיון קצר בבית.

דוגמה מעשית היא תחילת יום עבודה מחוץ למשרד: אתם מגיעים לפגישה, פותחים את הטלפון כדי לגשת לשירות ארגוני, ובדיוק אז החיבור מתחלף או נחלש. אם מופיעה בקשת אימות, עדיף להשלים אותה כשהרשת יציבה ולא להתחיל שוב ושוב ניסיונות כניסה. זה לא טריק ייחודי לאפליקציה, אלא הרגל מועיל בכל תהליך הזדהות שמסתמך על שירותי הארגון. הוא גם מקל להבחין בין בעיית חיבור לבין סיסמה שגויה או חסימת גישה.

שימוש בטלפון בין פגישות ובדרך

היתרון של כלי זהות בנייד מתבלט דווקא במעברים קצרים: בין שיחת עבודה למסמך, בין מחשב לטלפון, או כשצריך לאשר גישה בזמן שאתם לא ליד עמדת העבודה. במקום לזכור איזה חשבון שייך לכל שירות, אפשר להשתמש בתהליך הכניסה שהארגון קבע. עם זאת, הנוחות אינה מבטיחה שכל שירות יפעל באותו אופן. הגישה בפועל תלויה בהגדרות הארגוניות ובשירות שאליו מנסים להתחבר, ולכן חוויה חלקה באפליקציה אחת אינה מעידה בהכרח על כל סביבת העבודה.

טיפ שימושי הוא להשלים התקנה והיכרות ראשונית בזמן רגוע, כשיש לכם קליטה טובה וגישה לצוות התמיכה במקרה הצורך. כך אפשר לבדוק שהחשבון הארגוני מזוהה ושאתם מבינים כיצד מתבצע שלב האימות, במקום לגלות זאת רגע לפני שיחת וידאו או משימה דחופה. אם אתם עובדים לעיתים קרובות מחוץ למשרד, כדאי גם לוודא מראש מהו נוהל הארגון כשמחליפים מכשיר או כשאין אפשרות להשלים את האימות הרגיל.

למשתמשים שמעדיפים לצמצם את מספר האפליקציות בטלפון, יש כאן פשרה ברורה. Idira Identity מוסיפה כלי נפרד למכשיר, אבל עשויה לחסוך חיכוך חוזר בכניסה לשירותים שהארגון מחבר אליה. אם אתם זקוקים רק לשירות אחד, או אם הארגון שלכם משתמש בתהליך הזדהות אחר, ייתכן שלא תרגישו תועלת מספקת כדי להצדיק עוד אפליקציה. במקרה כזה, כדאי לפעול לפי ההנחיות של מקום העבודה ולא להתקין חלופה עצמאית מתוך הנחה שהיא תתחבר למערכותיו.

מה לעשות כשהכניסה נתקעת

כשבקשת כניסה אינה מתקדמת, לא תמיד האפליקציה עצמה היא מקור הבעיה. ייתכן שהחיבור אינו יציב, שהשירות הארגוני אינו זמין, או שהגדרות החשבון דורשות טיפול מצד מנהל המערכת. דרך מסודרת לבדוק זאת היא לוודא תחילה שהטלפון מחובר לרשת, לנסות שוב פעם אחת, ואז לבדוק אם אותה בעיה מופיעה גם בשירות אחר של הארגון. אם רק שירות מסוים נכשל, פנייה לצוות ה־IT עם שם השירות ותיאור השלב שבו התהליך נעצר תהיה מועילה יותר מניסיונות חוזרים ללא כיוון.

אם החלפתם מכשיר, אל תניחו שהמעבר יושלם רק באמצעות התקנת האפליקציה מחדש. באפליקציות זהות ארגוניות, ההרשאה קשורה גם לחשבון ולמדיניות של הארגון; לכן ייתכן שתידרש הנחיה ממנהל המערכת כדי להחזיר את הגישה. כדאי להיערך לכך לפני שמוחקים את המכשיר הישן, במיוחד אם הוא עדיין משמש אתכם לאימות. זו הבחנה חשובה לעומת אפליקציות אישיות שבהן המשתמש שולט לבדו בשחזור החשבון.

גם בעת כשל זמני, עדיף לא להסיר את האפליקציה כצעד ראשון. הסרה והתקנה מחדש עשויות להוסיף עבודה, ובסביבה מנוהלת הן לא בהכרח פותרות בעיית רשת או הרשאה. בדקו אם החיבור השתנה, קראו את הודעת השגיאה ופנו לתמיכה הארגונית אם הבעיה נמשכת. מנקודת המבט שלי, זהו מוצר שכדאי להתייחס אליו כחלק מתהליך הכניסה של מקום העבודה, ולא כאל כלי עצמאי שאפשר לפתור איתו כל תקלה ללא עזרה.

גישה מאובטחת בלי להעמיס על השימוש

אימות רב־שלבי מוסיף בדיקה מעבר לשלב הכניסה הבסיסי, אבל גם דורש מהמשתמש להיות זמין להשלים אותה. כשאתם עומדים להתחבר לשירות חשוב, כדאי לוודא שהטלפון בהישג יד ושאפשר לקבל חיבור מתאים. ההרגל הזה חשוב במיוחד למי שעובד בפגישות רצופות או נכנס לשירותים ממכשיר נוסף: האימות עשוי להיות שלב קטן, אבל אם דוחים אותו עד לרגע האחרון הוא הופך למקור של עיכוב.

היבט נוסף הוא השימוש ברשתות ציבוריות. עצם קיומו של אימות רב־שלבי אינו סיבה להתייחס לכל רשת כבטוחה, ואינו מחליף את כללי אבטחת המידע של המעסיק. אם הארגון מנחה להשתמש בחיבור מסוים או להימנע מרשתות מסוימות, כדאי לפעול לפי ההנחיות האלה. מבחינתי, ההבנה הנכונה היא שהאפליקציה משתלבת במערך גישה ארגוני; היא אינה תחליף לשיקול דעת בנוגע למכשיר, לרשת או לשיתוף פרטי חשבון.

למי שמודאג משימוש בנתונים סלולריים, נכון לחשוב על דפוס העבודה ולא להניח מראש שכל פעולה צורכת הרבה או מעט. תהליך כניסה ואימות אינו זהה לצפייה רציפה בווידאו, אך שימוש במערכות ארגוניות דרך הרשת עדיין תלוי בחיבור. אם יש לכם חבילת גלישה מוגבלת, התחברו ל־Wi-Fi אמין כשאפשר, ובדקו את צריכת הנתונים בהגדרות הטלפון לאורך זמן. זו דרך מעשית לקבל תמונה אישית בלי להסתמך על ניחושים לגבי פעילות האפליקציה.

למי היא מתאימה, ומה כדאי להשוות

ההשוואה הרלוונטית ביותר אינה מול מנהלי סיסמאות לצרכנים, אלא מול שיטות הגישה שהארגון כבר מציע. מנהל סיסמאות אישי עשוי להתאים למי שרוצה לשמור כניסות פרטיות במגוון אתרים, אך הוא אינו בהכרח מספק את תהליך הזיהוי הארגוני או את ניהול ההרשאות שמקום העבודה דורש. מנגד, אם הארגון כבר משתמש בפורטל כניסה אחר או בכלי אימות משלו, התקנת מוצר נוסף על דעת עצמכם לא תיצור תאימות. כדאי לשאול את מחלקת ה־IT איזה תפקיד נועד לכלי הזה לפני שמנסים להחליף אותו בפתרון אחר.

היא עשויה להתאים במיוחד לעובדים שמשתמשים בכמה אפליקציות של מקום העבודה, למי שנכנס לחשבונות ארגוניים מהטלפון, ולארגונים שרוצים לרכז את ניהול הזהויות ואת תהליך האימות. היא פחות מתאימה למי שמחפש כספת אישית לסיסמאות, למי שאין לו חשבון ארגוני תואם, או למי שמעדיף פתרון שאינו תלוי בתשתית ובמדיניות של המעסיק. במקרה האחרון, בחירת אפליקציה אחרת אינה בהכרח תפתור את הבעיה: ייתכן שהגישה עצמה מחייבת את הכלי שהארגון קבע.

יש גם ממד מעשי של אמון וניהול. Palo Alto Networks Ltd מפתחת את האפליקציה, אבל ההחלטה אילו שירותים זמינים למשתמש ואיך נראית ההתחברות תלויה בסביבת הארגון. משתמשים שאינם יודעים אם הכלי נחוץ להם יכולים לבדוק עם התמיכה אילו אפליקציות הוא אמור לפתוח ומה לעשות אם הטלפון אבד. השאלות האלה מועילות יותר מניסיון להסיק את היקף ההרשאות מתוך שם האפליקציה בלבד.

פרטים שכדאי לדעת לפני התקנה

האפליקציה חינמית, מדורגת PEGI 3 ומתאימה למכשירים עם iOS 11 ומעלה. היא יצאה ב־29 במאי 2013, והגרסה הנוכחית היא 26.13 (202). ב־App Store היא קיבלה ממוצע של 4.3 מתוך כ־1.2 אלף דירוגים, נרשמו לה כ־500 אלף התקנות וארבע ביקורות. המספרים האלה מצביעים על שימוש נרחב יחסית, אבל אינם אומרים אם היא תואמת את סביבת העבודה הספציפית שלכם; את זה צריך לברר מול הארגון.

במקרה של אפליקציה עסקית, גם דירוג משתמשים אינו מדד מלא לנוחות עבור כל אדם. מי שמתקין אותה כחלק מסביבת עבודה מנוהלת עשוי להעריך בעיקר אם היא מאפשרת להיכנס לשירותים הנחוצים בלי תקלות חוזרות. משתמש פרטי שמנסה אותה ללא הקשר ארגוני עלול לקבל רושם שונה, משום שהשימוש העיקרי נשען על חשבון והגדרות של מקום עבודה.

פסק הדין שלי על חוויית החיבור

אני רואה ב־Idira Identity כלי ממוקד למי שצריך גישה לשירותי עבודה דרך תהליך זהות ארגוני. היתרון שלה הוא האפשרות לחבר בין נוחות של כניסה יחידה לבין שכבת אימות נוספת, בעיקר כשעוברים בין שירותים במהלך היום. נקודת התורפה היא שגם הנוחות וגם היכולת להתאושש מתקלה תלויות בחיבור, בחשבון ובהגדרות שמנהל הארגון קובע. לכן היא אינה פתרון קסם לבעיות כניסה, ולא תמיד תהיה שימושית למי שאינו עובד בסביבה שתומכת בה.

אם הארגון שלכם משתמש בה, אני ממליץ להתקין ולהגדיר אותה מראש, לבדוק את תהליך האימות בחיבור יציב ולשמור את פרטי התמיכה הארגונית בהישג יד. אם אתם רק מחפשים מנהל סיסמאות אישי או אפליקציית אבטחה כללית, עדיף לבחור כלי שמתאים במפורש לצורך הזה. ההכרעה כאן פשוטה: למשתמש ארגוני עם שירותים תואמים, היא יכולה לצמצם צעדי כניסה ולרכז את חוויית הגישה; למי שאין לו את התשתית הזאת, החיבור הארגוני הוא בדיוק מה שהופך אותה לפחות מתאימה.