Synerion Mobile Pro

ניתוח מאת Mobexer

אפליקציה לניהול כוח אדם נמדדת פחות בכמות הכפתורים שבה ויותר בשאלה אם היא עוזרת לצוות לשמור על סדר ביום עמוס. Synerion Mobile Pro מיועדת להביא את העבודה עם Synerion גם אל מחוץ לעמדת המחשב, ולכן היא מעניינת במיוחד למנהלים ולעובדים שכבר משתמשים במערכת במסגרת העבודה. בעיניי, כדאי לחשוב עליה כחלק משגרת עבודה עקבית: כלי נייד יכול להקל על טיפול בענייני כוח אדם, אבל הוא לא מחליף תהליך ברור או תקשורת טובה בצוות.

מה משתנה כשעוברים מהעמדה הקבועה לנייד

Synerion Systems LTD פיתחה את האפליקציה העסקית הזאת עבור שימוש נייד במערכת Synerion. ההבדל החשוב לעומת אפליקציות כלליות לניהול משימות הוא נקודת המוצא: זו אינה רשימת מטלות אוניברסלית שמנסים להתאים לכל צורך, אלא גישה ניידת לסביבת ניהול כוח אדם. אם מקום העבודה שלכם נשען על Synerion, האפשרות להמשיך לטפל בעבודה דרך הטלפון עשויה להיות שימושית יותר מהוספת כלי נפרד לכל פעולה.

אבל התאמה למערכת קיימת היא גם תנאי. מי שמחפש אפליקציה עצמאית לתכנון משמרות, לניהול פרויקטים או למעקב אישי אחר משימות לא צריך להניח שהכלי הזה נועד למטרות האלה. כדאי לברר תחילה עם מקום העבודה אם הוא משתמש ב-Synerion ואיך מצופה מהעובדים להשתמש באפליקציה. בלי התאמה לתהליך הארגוני, התקנה לבדה לא תיצור שגרת ניהול מסודרת.

האפליקציה מוצעת בחינם, מדורגת PEGI 3, והדירוג הממוצע שלה הוא 3.2 מתוך 289 דירוגים. יש לה 100 אלף התקנות ו-77 ביקורות, והיא הושקה ב-30 בספטמבר 2015. גרסה 3.3.1 מיועדת למכשירים עם מערכת הפעלה 7.0 ומעלה. אלה פרטים שכדאי להביא בחשבון כשמחליטים אם להתנסות בה, אבל הם לא מלמדים לבדם אם היא מתאימה לנוהלי העבודה של עסק מסוים.

לפני ההתקנה: להבין את זרימת העבודה

הצעד המועיל ביותר בעיניי הוא לברר איזה חלק מהעבודה הניידת אמור לעבור דרך האפליקציה, ומה עדיין מתבצע במערכת או בתהליך אחר. האם מצפים מהעובד להשתמש בטלפון לצורך פעולה מוגדרת? האם המנהל משתמש בו כדי להישאר מחובר לעבודה מחוץ למשרד? מי עוזר כשמשהו לא עובד? תשובות לשאלות האלה מונעות מצב שבו כלי שנועד לחסוך מעבר בין מקומות מוסיף דווקא חוסר ודאות.

כדאי גם להפריד בין זמינות לבין דחיפות. גישה ניידת עשויה להקל על טיפול בעבודה בזמן הנכון, אבל אם כל בקשה הופכת להתראה בלתי רשמית או לציפייה לתגובה מיידית, הניידות עלולה לטשטש גבולות. אני ממליץ לצוות להחליט מראש אילו פעולות מצריכות טיפול מהיר ואילו יכולות להמתין. זהו כלל ארגוני, לא תכונה של האפליקציה, אך הוא משפיע מאוד על השימוש בה.

לשמור על מידע מרוכז במקום לפזר אותו

התועלת האפשרית של Synerion Mobile Pro היא המשכיות: במקום להסתמך בכל פעם על שיחת טלפון, הודעה או פתיחת מחשב, עובד יכול להשתמש בערוץ הנייד של סביבת Synerion. כדי שהיתרון הזה יהיה ממשי, כדאי להשתמש באפליקציה כחלק מאותו תהליך שבו הארגון מנהל את עבודת כוח האדם, ולא ליצור לצידה רישום מקביל בהודעות פרטיות או בגיליון נפרד. כפילות כזאת מקשה להבין מהו המידע העדכני.

הגישה הזאת מועילה במיוחד למנהל שמחלק את זמנו בין כמה אזורי עבודה. למשל, ביום שבו הוא נע בין משרד, מחסן או נקודות שירות, ייתכן שיהיה נוח יותר לבדוק או לטפל בנושא הקשור לצוות דרך הטלפון, במקום לדחות אותו עד שיחזור לעמדה קבועה. זהו שימוש יומיומי סביר בכלי נייד לניהול כוח אדם, אך לא כדאי להסיק מכך שכל פעולה במערכת המלאה זמינה באפליקציה. נכון יותר לבדוק מראש איזה חלק מהתהליך הארגון מצפה לבצע דרכה.

העיקרון החשוב הוא לא לרשום אותו דבר בשני מקומות. אם עובדים עדיין צריכים לדווח על אותה פעולה גם באפליקציה וגם בדרך אחרת, כדאי לברר איזו דרך היא הרשמית ומי אחראי לוודא שהמידע נשאר עקבי. כך אפשר להשתמש בניידות כדי לצמצם חיכוך, ולא להוסיף שכבה של תחזוקה ידנית.

לבנות שגרה שחוזרת על עצמה

כלי נייד מועיל יותר כשהצוות יודע מתי להיעזר בו. במקום לפתוח את האפליקציה באקראי ולצפות שתפתור כל עניין, אפשר לקבוע נקודת בדיקה קבועה שמתאימה לשגרת העבודה: בתחילת יום, לפני סיום משמרת או בזמן שבו המנהל עובר על צורכי הצוות. המטרה אינה להפוך כל עובד למי שבודק מסך ללא הפסקה, אלא ליצור חלון ברור שבו מטפלים במידע ובפעולות הרלוונטיים.

מניסיוני, הרגל קטן כזה גם מקל לזהות איפה התהליך נתקע. אם עובדים אינם יודעים אם לבדוק את הטלפון, אם מנהלים אינם מסכימים מי מטפל בפנייה, או אם מידע מופיע בכמה ערוצים, הבעיה אינה בהכרח בממשק. ייתכן שחסר כלל עבודה פשוט. קביעת אחריות ברורה ושימוש בערוץ מוסכם יכולים להפוך את האפליקציה לחלק מועיל משגרה, במקום לעוד מקום שצריך לזכור לבדוק.

עוד הבחנה שימושית היא בין משימות שמתאימות לטיפול מהיר בנייד לבין כאלה שעדיף לבצע בישיבה מסודרת מול המערכת שבה הארגון משתמש. מסך טלפון מתאים בדרך כלל לבדיקה או לפעולה ממוקדת יותר מאשר לעבודה ארוכה שדורשת הקשר רחב. גם בלי לדעת מראש מה כל משתמש ימצא באפליקציה, זו דרך זהירה לבנות ציפיות: לא כל דבר שזמין דרך טלפון נוח לעשות בו.

היכן עלולים להופיע חיכוך וטעויות

הדירוג הממוצע של 3.2 מתוך 289 דירוגים הוא סיבה להתנסות בצורה מעשית לפני שמבססים עליו תהליך חשוב, אך לא סיבה להסיק שכל משתמש יחווה אותה בעיה. חוויית שימוש יכולה להיות תלויה גם בגרסת המכשיר, בדרך שבה מקום העבודה הטמיע את Synerion ובסוג הפעולות שהעובד נדרש לבצע. הייתי מתחיל בבדיקה קצרה מול משימה אמיתית ולא מניח שהטלפון יחליף מיד את כל דרך העבודה הקיימת.

נקודת חיכוך אפשרית היא הפער בין ציפיות העובד לבין מה שהארגון מאפשר או מבקש לעשות בנייד. אם פעולה נחוצה אינה חלק מהשימוש שהוגדר לצוות, העובד עלול להתבלבל ולחזור לערוץ אחר. לכן כדאי לשאול את המנהל אילו תהליכים האפליקציה אמורה לתמוך בהם, ולא להתייחס אליה כמקום אחד שמכיל בהכרח את כל ניהול כוח האדם.

חיכוך נוסף נוצר כאשר עובדים מסתמכים על זיכרון במקום על שגרה. אם הודעה או פעולה חשובה אמורה להיבדק רק כשמישהו נזכר לפתוח את האפליקציה, קל לפספס אותה. פתרון מעשי הוא להסכים על נקודות בדיקה קבועות ועל דרך גיבוי ברורה למקרה שהגישה הניידת אינה זמינה. כך לא מעמיסים על אפליקציה אחת אחריות שהיא לא יכולה לשאת לבדה.

גם הטלפון עצמו אינו תמיד סביבת העבודה הנוחה ביותר. משימות מורכבות, סקירה רחבה או טיפול ממושך עשויים להיות ברורים יותר במסך גדול ובתהליך הקבוע של הארגון. ההשוואה ההוגנת אינה בין האפליקציה לבין מערכת שולחנית כאילו אחת חייבת להחליף את האחרת, אלא בין שימוש נייד לפעולות קצרות לבין עבודה מסודרת כשצריך הקשר ומרחב. אם עיקר הצורך שלכם הוא ניתוח מעמיק או תכנון ארוך, אל תבחרו בכלי רק מפני שהוא נגיש מהטלפון.

למי היא מתאימה, ולמי עדיף לחפש חלופה

Synerion Mobile Pro מתאימה בראש ובראשונה לעובדים ולמנהלים שהמעסיק שלהם משתמש ב-Synerion ורוצה לאפשר גישה ניידת לתהליך הקשור לניהול כוח אדם. היא עשויה להיות בחירה הגיונית למי שנמצא מחוץ לעמדה קבועה לעיתים קרובות, או למנהל שצריך לשלב טיפול בעבודת צוות במהלך יום לא שגרתי. היתרון כאן אינו הבטחה לחיסכון מסוים בזמן, אלא האפשרות להמשיך לעבוד מתוך סביבת המערכת הארגונית במקום לפצל כל פעולה לערוץ אחר.

לעומת כלי משימות כלליים, האופי הממוקד שלה הוא יתרון רק אם הוא תואם את מקום העבודה. אפליקציית רשימות יכולה להתאים יותר לתכנון אישי, ואפליקציה ייעודית לתיאום משמרות עשויה להיות בחירה טובה יותר לעסק שאין לו תהליך קיים ב-Synerion. אם אתם מחפשים כלי עצמאי לניהול צוות מאפס, כדאי להשוות בין פתרונות שמיועדים לכך ולא להניח שהאפליקציה תספק תהליך מלא לכל עסק.

היא פחות מתאימה למי שרוצה לארגן מטלות פרטיות, לנהל פרויקט שאינו קשור לכוח אדם או לעבוד בלי תלות במערכת שהארגון בחר. גם עובדים שמעדיפים לבצע את כל העבודה במסך גדול עשויים לראות בה תוספת אופציונלית בלבד. העובדה שהיא בחינם מקלה על ניסיון ראשוני, אבל אינה מבטלת את הצורך לבדוק התאמה לתהליך, למכשיר ולנהלי החברה.

איך לנסות בלי לשבש את העבודה

הייתי מתחיל בשאלה פשוטה: מהי הפעולה האחת שהאפליקציה אמורה להקל עליי לבצע? אחר כך הייתי מתאם עם המנהל או עם מי שאחראי על Synerion איך נראית אותה פעולה בשגרה, ובודק אם השימוש הנייד מתאים לה. כדאי להימנע בתחילת הדרך מהעברת כמה תהליכים במקביל, משום שאז קשה לדעת אם הבעיה נובעת מהממשק, מחוסר היכרות או מחוסר בהירות ארגונית.

במהלך ההתנסות, שימו לב לשלושה דברים מעשיים: האם ברור לכם באיזה ערוץ מטפלים בכל עניין, האם הפעולה הניידת נוחה יותר מהחלופה הקיימת, והאם הצוות יודע מי אחראי להמשך הטיפול. אלה מדדים שימושיים יותר מהתרשמות כללית אחרי פתיחה קצרה. אם התשובות חיוביות, אפשר לשלב את האפליקציה בהדרגה. אם הן שליליות, עדיף לתקן את התהליך או להשתמש בדרך הקיימת, במקום להוסיף עוד שלב קבוע לעבודה.

בשורה התחתונה, Synerion Mobile Pro היא אפשרות ניידת ממוקדת למי שעובד בתוך סביבת Synerion, ולא פתרון כללי שכל עסק יכול לאמץ באותה צורה. אני רואה בה בחירה שכדאי לשקול כשהארגון כבר משתמש במערכת ויש צורך אמיתי להמשיך חלק מהעבודה גם מחוץ לעמדה. כשיש כללים ברורים והרגל בדיקה קבוע, היא עשויה להשתלב היטב בשגרת הצוות; כשמחפשים מערכת עצמאית, או כשאין הסכמה על תהליך העבודה, חלופה ייעודית או סביבת העבודה הקיימת עשויות להתאים יותר.